Praca biurowa wydaje się lekka i przyjemna. Siedzenie za biurkiem, pisanie pism, archiwizowanie dokumentów i pogawędki z odwiedzającymi biuro gośćmi jest marzeniem wielu osób. Realia są jednak zupełnie inne. Praca biurowa to duży wysiłek intelektualny, siedzenie wiele godzin przed monitorem, w jednej pozycji. Zakres zadań jest bardzo duży, często trzeba pracować w dużym stresie i pod presją czasu. Aby dobrze czuć się za biurkiem, trzeba mieć nie tylko określone umiejętności, ale i predyspozycje. Kto najlepiej sprawdzi się w tej roli?
Jakie obowiązki ma pracownik biurowy?
Aby dobrze wypełniać swoje obowiązki, pracownik biurowy musi mieć wiedzę z wielu dziedzin, m.in. administracji, prawa pracy, kadr księgowości.
Pracownik biurowy to bardzo szerokie pojęcie. Obejmuje pracę na różnych stanowiskach, m.in. sekretarki, asystentki, pracownika recepcji, specjalisty ds. administracji czy kadr. Zakres obowiązków jest bardzo zróżnicowany, zależy od miejsca zatrudnienia oraz specyfiki zajmowanego stanowiska. Najczęściej do obowiązków pracownika biurowego należy:
- Koordynowanie pracy biura
- Pilnowanie prawidłowego obiegu dokumentów
- Umawianie spotkań z kontrahentami
- Utrzymywanie kontaktu z pracownikami zewnętrznymi oraz pracownikami firmy
- Archiwizowanie dokumentów
- Organizowanie szkoleń i wyjazdów służbowych
- Przygotowywanie potrzebnych raportów, pism i zestawień
- Wspieranie pracy pozostałych działów
To nie wszystkie zadania, które musi wykonywać pracownik biurowy. Jest ich o wiele więcej, dlatego potrzebne są odpowiednie kwalifikacje i cechy charakteru.
Niezbędne kwalifikacje pracownika biurowego
Aby dobrze wypełniać swoje obowiązki, pracownik biurowy musi mieć wiedzę z wielu dziedzin, m.in. administracji, prawa pracy, kadr księgowości. Niezbędne są również określone umiejętności, tj.:
- Bardzo dobra umiejętność obsługi urządzeń biurowych, tj. fax, skaner, drukarka, ksero itp.
- Doskonała umiejętność obsługi komputera i programów używanych w biurze, tj. Word, Excel, poczta elektroniczna.
- Komunikatywna znajomość języka obcego.
- Preferowany jest język angielski, ale poszukiwane są również osoby znające biegle język niemiecki, hiszpański czy rosyjski.
- Mile widziane jest prawo jazdy, ułatwiające poruszanie się po mieście.
Większość osób pracujących w biurze ma wykształcenie średnie lub wyższe. Atutem jest ukończona uczelnia wyższa o kierunku administracja, ekonomia lub księgowość.
Cechy dobrego pracownika biurowego
Pracownik biurowy często ma wiele zadań do wykonania, musi umieć ustalać priorytety, podejmować decyzje i rozwiązywać pojawiające się problemy.
Pracownik biurowy to osoba, która często pełni w firmie funkcję reprezentacyjną. To ona jako pierwsza wita gości, często towarzyszy szefostwu na ważnych spotkaniach. Bardzo ważną cechą, która niezbędna jest do pracy na tym stanowisku, jest komunikatywność. Pracownik biurowy jest łącznikiem między pracownikami a szefem, musi umieć słuchać, rozmawiać i przekazywać ważne informacje. Musi umieć pracować w zespole, w razie potrzeby dopasowywać się do innych.
Inną pożądaną cechą jest dokładność, która pomaga w prowadzeniu dokumentacji i minimalizuje ryzyko pomyłek. Ważna jest samodzielność i umiejętność pracy własnej. Pracownik biurowy często ma wiele zadań do wykonania, musi umieć ustalać priorytety, podejmować decyzje i rozwiązywać pojawiające się problemy. W biurze trzeba być terminowym i punktualnym. Płatności czy ważne spotkania nie poczekają, dlatego trzeba skrupulatnie pilnować terminów, bo spóźnialstwo może dużo kosztować. W pracy ważna jest również elastyczność oraz nieustanna chęć nauki i podnoszenia swoich kwalifikacji.Przepisy zmieniają się bardzo często, nowe rozporządzenia wchodzą w życie, dlatego osoba zajmująca się administrowaniem biura musi być na bieżąco z aktualnym prawem.
Pracując w biurze, trzeba być odpornym na stres. Praca nie zawsze jest spokojna, zdarzają się nieuprzejmi klienci, szef czeka na ważny raport, a współpracownicy proszę o pomoc. W natłoku obowiązków należy zachować zimną krew, wykazać się spokojem i opanowaniem. Nie można pozwolić, aby stres uniemożliwił efektywną pracę.
Nienaganny wygląd i zachowanie
Wymieniając cechy dobrego pracownika biurowego, nie można pominąć kwestii wyglądu i odpowiedniego zachowania. W tej pracy wymagany jest biurowy dress code oraz zadbany wygląd. Konieczny jest staranny makijaż, czyste, wyprasowane ubranie, estetyczny wygląd dłoni i włosów. Osoba pracująca w biurze i mająca kontakt z wieloma ludźmi musi mieć nienaganne maniery i przestrzegać zasady savoir-vivre’u. Ważna jest umiejętność panowania nad emocjami, wykazywanie się szacunkiem, empatią i kulturą wobec wszystkich osób.
Praca biurowa to idealna opcja dla osób, które lubią kontakt z ludźmi, a jednocześnie są cierpliwe, dokładne i wiedzą, jak organizować swój czas pracy. Osoby o odpowiednich kompetencjach będą czuły się w biurze jak ryba w wodzie. Praca będzie spełnianiem ich marzeń, przyniesie satysfakcje i zadowolenie.
